SAP Global  SAP MAG srpanj 2015.
 
     
     
   

SAP Success Factors, aplikacija za upravljanje radnim učinkom, 
uspješno je implementiran u INA Grupi

Poslovni izazov zbog kojeg je INA Grupa instalirala rješenje SAP Success Factors bilo je unaprjeđenje procesa upravljanja radnim učinkom kroz vrhunsku end-user aplikaciju koja će tvrtki omogućiti integraciju svih dijelova procesa. Prethodna informatička platforma za sustav upravljanja učinkom nije pružala sve potrebne funkcionalnosti niti integraciju svih procesa, pa je implementacija novog integriranog HRIS-a bila logično rješenje. „Htjeli smo menadžmentu pružiti alat kojim će moći upravljati svim procesima ključnim za upravljanje ljudskim potencijalima ‒ od postavljanja ciljeva i ocjenjivanja radnog učinka do izrade razvojnih planova; od 360 feedback procjene  do planiranja nasljeđivanja za ključne pozicije“, objašnjava Vjekoslav Golubović, direktor Službe za nagrađivanje i operativno poslovanje ljudskih resursa u Sektoru upravljanja ljudskim resursima INA Grupe.


Vjekoslav Golubović, direktor Službe za nagrađivanje i operativno poslovanje ljudskih resursa u Sektoru upravljanja ljudskim resursima INA Grupe.

Veća efikasnost upravljanja procesima
Proces selekcije pri odabira rješenja sastojao se od ocjene tehničkih i funkcionalnih zahtjeva. Kriteriji procjene uključivali su različite aspekte ‒ od funkcionalnosti, koje su trebale obuhvatiti sve procese u MOL Grupi na jednoj platformi uz što manje prilagodbi, do IT sigurnosti rješenja, integracije s trenutnim HR sustavima, ponuđenih opcija licenciranja te samog SLA ugovora i podrške od strane dobavljača. Nakon tehničkih procjena nekoliko HRIS (human resources information system) rješenja i komercijalnih pregovora pobijedila je aplikacija SAP Success Factos. Metrika u provedbi odabira bio je TCO (ukupna cijena vlasništva) na razini trajanja ugovora i mogućnosti integracije s postojećim SAP HR sustavima. Odluka o implementaciji rješenja SAP Success Factors  donesena je na razini cijele MOL Grupe, a u nabavnoj fazi projekta izrađene su brojne analize i evaluacija različitih rješenja, uključujući demonstracije uživo različitih HRIS platformi u nekoliko velikih europskih tvrtki kako bi se u pripremi ovog zahtjevnog projekta na najbolji način iskoristila tuđa iskustva. „INA se tom projektu priključila kako bi unaprijedila godišnji proces upravljanja radnim učinkom, kompetencijama i razvojem menadžera cijele INA Grupe“, kaže Vjekoslav Golubović. Kroz unificirane procese i vrhunsko IT rješenje postignuta je veća efikasnost upravljanja procesima, smanjena je administracija i postignuto je bolje upravljanje vremenom. Sve to, u konačnici, menadžmentu omogućava fokus na najvažnije korake u procesu i donošenje ključnih odluka o ocjeni učinka, razvoju, promociji ili nasljeđivanju ključnih pozicija na temelju objektivnih i pouzdanih podataka koji su dostupni na jednom mjestu. Nakon analize postojećih procesa u INA-i niza argumenta koji su govorili u prilog potrebi implementacije nove integrirane platforme za upravljanje učinkom, prijedlog implementacije odobrila je uprava INA-e. Obzirom na prethodno neadekvatno rješenje za upravljanje ovim procesom menadžment je prepoznao potrebu za uvođenjem boljeg rješenja, pri čemu je logična bila odluka da INA koristi istu IT platformu kao i MOL. Za razliku od prijašnjeg rješenja kojim su korisnici bili nezadovoljni jer nije bilo user-friendly, SAP SuccessFactors dobro je prihvaćen na svim predstavljanjima na različitim razinama korisnika.


Najvažnije koristi
Najvažnija je prednost implementacije rješenja SAP Success Factors integracija svih procesa kojima se mjeri radni učinak na razini MOL Grupe, čime je omogućeno kvalitetno i objektivno odlučivanje u području ljudskih resursa, u smislu razvoja radnika i njihove karijere te nagrađivanje sukladno ostvarenim rezultatima. Druga je velika prednost što se sva odobravanja odvijaju isključivo kroz aplikaciju, čime se proces znatno ubrzava i smanjuje administriranje ‒ nema više ispisa i potpisivanja 2 000 pojedinačnih obrazaca. Kroz modul Employee File osigurava se baza radnika koju HR specijalisti mogu lako i u svakom trenutku pretražiti u slučaju potrebe za internim regrutiranjem radnika na otvorene pozicije unutar Grupe, imajući uvid u formalno obrazovanje radnika, ali i u njihove aspiracije i preferencije u pogledu daljnjeg razvoja karijere. Revitaliziran je cijeli sustav upravljanja učinkom i osviještena aktivna uloga svih sudionika u procesu, čime je podignuta i učinkovitost cijele organizacije. Uz to, integrirani su i svi procesi upravljanja učinkom, što omogućava brže donošenje odluka o promocijama na ključnim menadžerskim pozicijama, bolje upravljanje razvojem karijere i nasljeđivanjem menadžera unutar kompanije.

Najzanimljivija funkcionalnost

Najinovativnijim funkcionalnostima u INA Grupi smatraju real-time notifikaciju svih sudionika  procesa o trenutnom statusu obrazaca o učinku te mogućnost aktivnog sudjelovanja svih sudionika u svakom koraku procesa. To je izrazito bitno iz perspektive upravljanja ljudskim resursima jer se  osvješćuje da je upravljanje učinkom odgovornost svih sudionika – i radnika i menadžera – u istoj mjeri. Time se razvija odgovornost i posvećenost svih za rezultate vlastitog rada i uspješno ostvarenje postavljenih ciljeva. Uz to, u INA Grupi jako su zadovoljni povratnom informacijom korisnika na odvijanje procesa, stalnu dostupnost informacija i pouzdanost podataka. HR odjelu sad je puno lakše upravljati procesom, a posebno im je bitno što je mogućnost grešaka u osjetljivim dijelovima sustava, poput izračuna bonusa, svedena na najmanju moguću mjeru.


Organizacija implementacije
U implementaciji rješenja SAP Sucess Factors sudjelovao je projektni tim koji se sastojao od HR stručnjaka (koordinatori performance management procesa), IT stručnjaka i konzultanata specijalista za SAP Success Factors. Na razini MOL Grupe bili su definirani voditelji timova prema procesnim područjima. Lokalni koordinatori PM procesa pružali su podršku i sudjelovali u konfiguracijama i testiranju aplikacije. Projekt implementacije vodili su projektni menadžeri ljudskih resursa MOL Grupe. INA je imala koordinaciju projektnih aktivnosti na lokalnoj razini, za sva društva INA Grupe u Hrvatskoj i regiji. Nositelji implementacije u INA-i bili su stručnjaci iz Sektora ljudskih resursa i HR partneri kao izravna podrška krajnjim korisnicima. Projekt je pokrenut u lipnju 2014. godine. U prvih šest mjeseci provedene su sve pripreme, pa je već u prosincu 2014. pokrenut prvi modul (korisnički profil), nakon čega su uslijedile aktivacije svih ostalih modula (upravljanje učinkom, razvoj karijere, modul nagrađivanja). Od ožujka ove godine sustav je potpuno funkcionalan u svim modulima koji su obuhvaćeni implementacijom.

Posebne prilagodbe
Što se tiče specifičnih prilagodbi, konfiguracija softvera usklađena je sa sustavom upravljanja učinkom u MOL Grupi i INA-i, pri čemu u dijelu koji se odnosi na upravljanje učinkom – preciznije, u dijelu postavljanja i ocjenjivanja individualnih ciljeva učinka ‒ postoje dva odvojena workflowa koji prate razlike u sustavu, tj. specifičnosti MOL Grupe i INA-e. Osim tih odvojenih workflowa nema posebnih odstupanja od standardne konfiguracije rješenja Success Factors. „Najvažnija spoznaja tijekom implementacije bila je koliko je bitno osigurati predanost i angažman svih članova tima kako bi se projekt realizirao u iznimno izazovnim rokovima. Kolege koje su sa strane INA-e iznijeli projekt nisu imale iskustava u tako kompleksnim projektima, ali su uz iznimnu želju za učenjem, upornošću i odličnom organizacijom uspjeli osigurati implementaciju rješenja u okviru zadanih rokova“, kaže Vjekoslav Golubović.

Izazovi
Izazova u projektu bilo je dosta, počevši od različitih standarda za baze matičnih podataka radnika u društvima INA Grupe, preko različitih pravnih okvira koji reguliraju problematiku zaštite osobnih podataka pa do različitih valuta u kojima se izračunava bonus na temelju radnog učinka. Poseban izazov predstavljale su organizacijske promjene te promjene u rasporedu radnika unutar i između kompanija, koje uvjetuju kompleksan pristup dodjeli autorizacija za uloge svih korisnika aplikacije. „Implementacija bi vjerojatno bila lakša da nismo inicijalno planirali i ciklus ocjenjivanja učinka za 2014. godinu, što je podrazumijevalo upload podataka – već ranije definiranih individualnih ciljeva učinka ‒ iz različitih IT rješenja pojedinih operativnih kompanija u novu SAP Success Factors aplikaciju. Iako smo zbog toga implementaciju učinili zahtjevnijom, uspjeli smo kroz dobro planiranje i kvalitetnu pripremu implementirati i taj dio na vrijeme jer je bilo nužno da novo rješenje omogući odvijanje ciklusa ocjenjivanja ciljeva učinka za 2014. godinu te postavljanje novih ciljeva za 2015. već u siječnju ove godine“, kaže Vjekoslav Golubović.

Sljedeći korak
Sustav upravljanja učinkom neprestano se prilagođava poslovnim potrebama, pa u INA Grupi očekuju da će se SAP Sucess Factors, koji sad obuhvaća samo menadžersku populaciju, vremenom proširiti i na sve ostale radnike, čime bi broj korisnika ove aplikacije narastao na nekoliko tisuća. U perspektivi brojnost korisnika i kompleksnost budućih promjena samog procesa predstavljaju najveći izazov za HR funkciju i IT kao nositelje implementacije i glavne administratore sustava.